HowTo: Jak připravit kontakt list v excelu?

HowTo

Často se setkáváme s dotazy typu: Jak správně připravit data pro kontakt list? Nebo: Jak mám vytvořit databázi jmen a kontaktů? V tomto článku si ukážeme nejjednodušší formu tvorby databáze jmen a přípravy kontakt listu v programu Microsoft Excel 2011.

 Krok 1: Datová struktura

Pro efektivní práci s databází kontaktů a následně pro snadný import kontakt listu do systému emailkampane.cz je vhodné dodržet základní strukturu jmenné databáze. V programu Microsoft Excel si proto otevřeme nový dokument a na Listu 1 do prvního řádku vypíšeme tyto hodnoty:

  • jmeno – do tohoto pole budeme vkládat křestní jména respondentů
  • prijmeni – do tohoto pole budeme vkládat příjmení respondentů
  • email – do tohoto pole budeme vkládat e-mailové adresy respondentů
  • pohlavi – do tohoto pole budeme vkládat informace o pohlaví respondentů (slouží pro správnou volbu oslovení)
  • “libovolné další sloupce” – do databáze lze samozřejmě přidat i další sloupce s poli hodnot, ale toto zatím ponechme pokročilejším uživatelům

Výsledek by mohl vypadat následovně:

Založení sloupců v EXCELu

Založení sloupců v EXCELu

Krok 2: Naplnění daty

Připravený soubor můžeme naplnit daty:

  • ručně
  • vykopírováním hodnot z jiných souborů
  • exportem dat z Outlooku nebo jiného poštovního klienta
  • automatizovaně z jiného systému

icontipTip: Mám již existující soubor se jmény, ale jména a příjmení mám v jednom sloupci…

Nezřídka se stává, že potřebujete automatizovaně rozdělit velký počet hodnot z jednoho sloupce do více sloupců. Naštěstí Excel disponuje jednoduchými funkcemi pro tyto úkony. Konkrétně se jedná o funkce “ZLEVA” a “ZPRAVA”.

Příklad:
Ve sloupci A (řádek 2) máme hodnotu “Jan Novák”, kterou potřebujeme rozdělit na samostatné jméno a příjmení do sloupců B a C. Do sloupce B proto vložíme vzorec: =ZLEVA(A2; HLEDAT(” “;A2;1)) a do sloupce C pak vzorec: =ZPRAVA(A2;DÉLKA(A2)-HLEDAT(” “;A2;1)) , následně dostaneme výsledek. Výše uvedené vzorce najdou v textovém řetězci mezeru a podle ní textový řetězec rozdělí. Analogicky lze postupovat i pro oddělení titulů apod.

Více o těchto funkcích naleznete přímo v nápovědě programu Excel, nebo na webu Microsoftu:

Vzorový soubor ke stažení zde:
vzor1.xlsx

Krok 3: Formát CSV

Pro práci s datovým souborem je nejvhodnější uložit soubor jako standardní xlsx, avšak pro import do systému emailkampane.cz je nutné převést celý datový soubor do formátu .CSV. Tento převod lze udělat standardně pomocí volby “uložit jako” v programu EXCEL.

  1. Klikněte na záložku “Soubor”
  2. Zvolte “Uložit jako”
  3. V dialogovém okně v poli “Uložit jako typ” vyberte možnost “CSV (oddělený středníkem) (*.csv)”
  4. Klikněte na “Uložit”

Takto připravený soubor pak můžete naimportovat pomocí průvodce do systému emailkampane.cz

Výběr volby pro správné uložení CSV.

Výběr volby pro správné uložení CSV.


Více informací:

Menu